Die besten Workflow-Tipps der Mashies

Wer kennt das nicht: Im eigenen Kopf ist der Tag perfekt durchgeplant und die To-do-Liste ist gezückt. So viel wartet darauf erledigt zu werden. Und dann? E-Mail-Flut, Meeting-Marathon und diverse Telefonate. Der Arbeitstag gerät völlig außer Kontrolle und schneller als man sich versieht, verzettelt man sich mit Aufgaben geringer Priorität und muss andere Sachen auf den nächsten Tag verschieben.

Um produktiv zu arbeiten ist ein guter und strukturierter Workflow entscheidend! Dieser hilft dabei die Arbeit effizienter zu erledigen und kann den Alltag um vieles einfacher machen. Wer einen weniger ausgeklügelten Workflow hat, merkt dies oftmals daran, dass man den Arbeitstag über eher unproduktiv ist und nur einen Bruchteil von dem schafft, was für den Tag vorgesehen war.

Da jeder seinen eigenen Workflow finden muss und es dabei kein Einheitsmodell gibt, haben Manja und Jaque sich einmal bei den Mashies umgehört, was sie machen, um das volle Potenzial aus ihrer Arbeitszeit zu schöpfen:

Steffis Tipp: Montags-To-do-Liste für weniger Stress unter der Woche

Eine gute Strukturierung der Aufgaben ist das A und O. Am Anfang der Woche sollte eine Übersicht der anstehenden Tasks erstellt werden. Das Wichtigste hierbei ist, sich pro Tag realistische Ziele zu setzen: Zu viele To-Do’s am Tag bauen unnötig Stress auf. So bleibt im Notfall keine Zeit mehr für spontan reinkommende Aufgaben.

Theresa & Tommy arbeiten Step by Step mit festen Zeitfenstern

Der Schlüssel zum produktiven Arbeiten liegt in der Einteilung der Kunden. Da wir meist mehr als einen Kunden bearbeiten und sich die Arbeitsabläufe auch gerne mal überschneiden, haben sich die beiden eine zeitsparende Lösung einfallen lassen: Um nicht durcheinander zu kommen sind festgelegte Zeitfenster für jeden Kunden wichtig. So kann organisiert und konzentriert ein Klient nach dem anderen bearbeiten werden. Dabei bleiben Zeitfresser, wie etwa erneutes Einarbeiten, auf der Strecke und der Kopf kann sich voll und ganz einer Thematik widmen.

Katharinas Tipp: Zur Musik workflowen

Um entspannter und konzentriert zu arbeiten, hilft es die Kopfhörer griffbereit zu haben. Wer dann etwa ein lautes Telefongespräch ausblenden will, lässt sich von Klassik-Radio beschallen.

E-Mail-Flut abschalten, Social-Media-Sperre und los geht’s für Ciani…

Wenn die Benachrichtigungen für eingehende Mails mal wieder nicht aus dem Blickfeld verschwinden wollen und die Anziehungskraft von Facebook, Instagram und Co. erneut zu stark ist, ist es am besten, das Benachrichtigungsfenster der Mails auszuschalten. Das wiederholte Aufploppen stört die Konzentration und lenkt von der eigentlichen Arbeit ab. Ähnlich verhält es sich mit diversen Social-Media-Kanälen und dem eigenen Handy. Um zu sehen, ob was Neues in der Cyber-Welt passiert, müssen wir natürlich sofort nachschauen, was dort Spannendes vor sich geht. Der Trick hierbei ist: Flugzeugmodus und striktes Social-Media-Verbot für einen festgelegten Zeitraum um die Produktivität zu steigern!

Schreibtischdekoration für Fortgeschrittene mit Jaque

Die Umgebung ist maßgeblich verantwortlich für den Workflow. Die Mitarbeiter sollten hier die Möglichkeit haben ihren Arbeitsplatz so zu gestalten, dass die Arbeit leicht von der Hand geht. Wer dazu eine Blume auf dem Tisch oder ein Foto an der Wand braucht, sollte sich dieses Recht herausnehmen können.

Bewegung ist wichtig – weiß Conny!

Besonders bei Schreibtischarbeit ist es wichtig, sich auch einmal vom Schreibtisch weg zu bewegen. Egal, ob eine kurze Kaffeepause oder ein kleiner Spaziergang in der Mittagspause, kurze Pausen zwischendurch wirken meist wahre Wunder und helfen dabei den Kopf frei zu bekommen. Anschließend kann es wieder konzentriert an die Arbeit gehen.

Manjas Tipp: Einfach mal zuhause bleiben

Zu guter Letzt sollte der Rückzug ins Homeoffice bei Tätigkeiten, wo Konzentration gefragt ist, erlaubt sein. So gehen Aufgaben, die im Büro Stunden brauchen, Zuhause – dank fehlender Ablenkung – häufig schneller.