Auf Pressetour: Statt geplanter Bilderbuchgeschichte ein echtes Abenteuer

Als ich vor einigen Wochen im Zug von Hamburg nach Berlin saß, war die anfängliche Euphorie über einen Besuch meiner Zweit-Lieblingsstadt weitestgehend verflogen. Das lag wiederum weniger an dem typischen Hamburger Wetter, das uns gleich am Morgen empfing, sondern eher an den Challenges, die uns den gesamten Tag entlang begleitet haben. Mit einem Koffer voll an Eindrücken und wertvollen Erfahrungen ging es also wieder zurück ins Büro.

Doch was war passiert?

Mit tollen Ideen und Konzepten hatten wir einige Wochen zuvor in den für unseren Kunden relevanten Redaktionen angeklopft, um uns mit einem kleinen Programm in Erinnerung zu rufen und über mögliche Kooperationen sowie gemeinsame Themen zu sprechen. Mit Blick auf die Osterferien und die damit einhergehenden Urlaubsabwesenheiten wurden schnell die Termine gemacht und die Reise geplant. Doch bereits hier formatierte sich der damals noch nicht zu erahnende Rattenschwanz:

Plötzlich doch keine Zeit mehr

Am Nachmittag vor unserer Abreise trudelte eine Mail ein, die bei uns einen leichten Anflug an Schnappatmung auslöste. Bereits einige Tage zuvor hatten wir begonnen, die Redakteure an unseren gemeinsamen Termin nebst Mitmach-Programm zu erinnern. Aus dem Dornröschenschlaf entrissen, fiel unserem ersten Redaktionstermin plötzlich ein, dass eine wichtige Deadline für die Printausgabe am gleichen Tag anstand und von den bereits zusagten Leuten nun anscheinend doch nur eine kann. Lieber alles verschieben oder doch fahren? Wir hatten uns mit gutem Bauchgefühl für letzteres entschieden, denn auch mit nur einem engagierten und entscheidungsfreudigen Teilnehmer können sich inspirierende und fruchtbare Gespräche entwickeln.

Doch es kommt meistens anders, als man denkt

Mit Enthusiasmus und trotz Hamburger Regens waren wir frohen Mutes, doch noch ein paar Redakteure für unser kleines geplantes Programm begeistern zu können und steuerten mit Frühstück & Co. im Gepäck das Redaktionsbüro an. Doch manchmal reichen die besten Bemühungen einfach nicht aus: Der Konferenzraum war nur eine halbe Stunde geblockt, die Redakteurin ziemlich gestresst und nicht besonders redselig und auch von unserer Kundenseite blieb eine mitreißende Präsentation aus. Keine gute Kombi, um über gemeinsame Projekte zu sprechen. Zumal uns die Redakteurin gleich zu Beginn eröffnete, dass zwei Tage zuvor ein Format mit einem anderen Partner gelauncht wurde, das inhaltlich perfekt passen würde, aber nun natürlich exklusiv vergeben sei. Glatte Punktlandung und lange Gesichter bei uns und unserem Kunden.

Nach einer schier endlosen halben Stunde und eher belanglosen Fragen und Vorschlägen ging dieser Termin zu Ende und die Stimmung in unserem Reiseteam war eher unterirdisch.

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Augen zu und durch: Es kann nur besser werden

Kaum an der frischen Luft, diskutierten wir tatsächlich kurz, die Tour abzubrechen. Das Risiko einer ähnlichen Situation in den nächsten Terminen schien insbesondere dem Kunden sehr groß. Doch wer nicht wagt, der nicht gewinnt und so haben wir die Challenge angenommen. Wir wussten zwar, dass auch bei dem nächsten Termin die Teilnehmerzahl eher begrenzt sein würde. Aber wer Lust auf ein Thema hat, lässt auch mit sich reden. Das Wichtigste für uns war: Tief durchatmen und aus dem vorherigen Termin lernen.

Positiv gestimmt starteten wir dann in das zweite Meeting. Es verlief zwar nicht so spektakulär, wie wir es uns vorher in der Konzeptphase ausgemalt hatten, aber dennoch entstanden ein guter Kontakt und ein paar schöne Aufhänger.

Die Reise hat uns gezeigt: Trotz aller Vorbereitungen lässt sich nicht alles genau vorhersehen und steuern. Dennoch haben wir ein paar Learnings aufgefrischt – unsere Hausaufgabe heißt noch mehr Verbindlichkeit:

• den Kunden prophylaktisch an die Zusammenstellung der Unterlagen erinnern und diese auch gemeinsam durchsprechen – denn ein Darauf-Verlassen ist zu unsicher
• auf die Medien zugeschnittene Aktionen, Gewinnspiele, Themen etc. noch anschaulicher vorbereiten, um konkrete Besprechungsgrundlagen zu haben
• auch bei den Redakteuren rechtzeitig nachhaken und gemeinsame Ziele des Meetings abstimmen, nach entscheidungsbefugten Kontakten fragen. Denn sind diese nicht anwesend, nützen auch die Diskussionen nichts
• die Medien vorab noch einmal genau nach den avisierten Themen und aktuellen Veränderungen screenen und ggf. in den Redaktionen nachhaken
• Beispiele bereits vergangener Kooperationen (im Idealfall auch mit dem Medium) mitbringen

Und wenn es tatsächlich anders kommt, auch den Mut haben, die geplante Tour zu verschieben. Denn das Umbuchen von Reiseverbindungen ist unterm Strich wesentlich effizienter, als die investierte Zeit in nutzlosen Meetings zu verbringen.